الأرشفة القانونية على Drive: تنظيم ملفات المكتب
يساعد الأرشيف الجيد على العثور على المستند الصحيح وفهم سياقه.
يساعد الأرشيف الجيد على العثور على المستند الصحيح وفهم سياقه. في Annalise يمكن لتنظيم الملفات على Drive أن يربط القضية بوثائقها ومراحل العمل عليها. نقترح هنا طريقة تنظيمية قابلة للتكييف مع ممارسة مكتبكم.
وضع بنية ثابتة للمجلدات
خصصوا مرجعاً فريداً لكل قضية، ثم افصلوا المستندات المستلمة والمراسلات والوثائق الإجرائية والمسودات والنسخ المعتمدة. تجنبوا نسخ الملف نفسه إلى مجلدات عديدة. في قضية أسرية مثلاً، تختلف وظيفة الإثباتات المالية عن وظيفة المراسلات، لذلك يستحسن تصنيفها بحسب وظيفتها لا بحسب الشخص الذي رفعها.
تسمية الملفات وتحديد النسخ
تتيح تسمية تتضمن التاريخ ومرجع القضية ورقم النسخة وحالتها فهم الملف قبل فتحه. احتفظوا بنسخة معتمدة واضحة. راجعوا التصنيف التلقائي عندما تتشابه أسماء العملاء أو تتناول رسالة واحدة عدة قضايا. انتبهوا إلى أن تاريخ إنشاء الملف الرقمي قد يختلف عن تاريخ المستند الأصلي.
مراجعة الإغلاق والصلاحيات
عند إغلاق القضية، تحققوا من اكتمال الوثائق وصلاحيات المشاركة ومكان النسخ النهائية. ضعوا سياسة احتفاظ تتوافق مع الالتزامات المنطبقة على المكتب؛ فوسم الملف بأنه مؤرشف لا يحدد مدة قانونية للحفظ. جربوا استرجاع وثيقة قديمة بواسطة مرجعها وتأكدوا من اقتصار الوصول عليها على الأشخاص المخولين.
ابدؤوا بملف تجريبي واحد. البنية المناسبة هي التي يستطيع زميل فهمها دون شرح ويستطيع المكتب المحافظة عليها مع مرور الوقت.
ANNALISE
يساعد الأرشيف الجيد على العثور على المستند الصحيح وفهم سياقه.