Facturation du cabinet : distinguer PDF, XML et envoi électronique
Préparer une facture et la transmettre dans un circuit électronique sont deux opérations distinctes.
Préparer une facture et la transmettre dans un circuit électronique sont deux opérations distinctes. Annalise propose la préparation de documents de facturation et des exports. Pour organiser votre processus, distinguez le document lisible, les données structurées et le service qui assure leur transmission.
Vérifier les données avant l’export
Rattachez la facture au bon client et au bon dossier. Contrôlez les prestations, les provisions déjà versées, la numérotation, les coordonnées de paiement et le traitement fiscal applicable avec votre interlocuteur comptable. Le suivi du temps est un point de départ pour établir les honoraires, pas une validation automatique des montants à facturer.
Comprendre le rôle de chaque format
Le PDF sert à présenter une version lisible du document. Le XML organise les informations pour leur traitement par un autre système. Un fichier XML n’est pas, à lui seul, la preuve d’une facture conforme ni d’une transmission Peppol réussie. Le format, les règles de validation et le canal requis dépendent du pays et de la situation de facturation.
Prévoir la preuve de transmission
Si votre prestataire gère l’envoi électronique, vérifiez qu’il accepte l’export et fournit les statuts nécessaires. Conservez les identifiants et accusés utiles avec la facture. Distinguez un document préparé, envoyé, accepté et payé. En cas de rejet, recherchez la cause avant de créer un nouveau numéro : une correction doit respecter votre procédure comptable.
Évaluez séparément les fonctions d’Annalise et celles du prestataire de transmission. Ne présentez pas un export XML comme une connexion Peppol opérationnelle sans test du circuit complet.
ANNALISE
Préparer une facture et la transmettre dans un circuit électronique sont deux opérations distinctes.