Archivage juridique sur Drive : organiser les dossiers du cabinet
Un archivage utile doit permettre de retrouver la bonne pièce et de comprendre son contexte.
Un archivage utile doit permettre de retrouver la bonne pièce et de comprendre son contexte. Dans Annalise, le classement sur Drive peut servir de fil conducteur entre le dossier, ses documents et les étapes du travail. Voici une méthode d’organisation à adapter aux pratiques de votre cabinet.
Définir une arborescence stable
Choisissez une référence unique par affaire, puis distinguez les pièces reçues, la correspondance, les actes de procédure, les projets et les documents validés. Évitez de multiplier les copies d’un même fichier dans plusieurs dossiers. Pour une affaire familiale, par exemple, séparez les justificatifs financiers des courriers échangés : le classement décrit leur fonction plutôt que la personne qui les a téléchargés.
Nommer et versionner les fichiers
Une convention comme « 2026-09-27_reference_conclusions_v03_projet » permet de lire la date, l’affaire et le statut avant d’ouvrir le document. Conservez une version validée clairement identifiable. Un classement automatique doit être contrôlé lorsque deux clients portent le même nom ou qu’un email concerne plusieurs affaires. Ne confondez pas la date du fichier avec celle de la pièce originale.
Préparer la clôture et les accès
À la clôture, vérifiez les pièces manquantes, les droits de partage et le rangement des versions finales. Documentez votre politique de conservation selon les obligations applicables au cabinet ; un dossier marqué « archivé » ne définit pas à lui seul une durée légale. Testez la recherche d’une ancienne pièce avec sa référence, puis vérifiez que seules les personnes autorisées peuvent l’ouvrir.
Commencez par un dossier pilote. La bonne structure est celle qu’un autre membre du cabinet comprend sans explication et que vous pouvez maintenir dans le temps.
ANNALISE
Un archivage utile doit permettre de retrouver la bonne pièce et de comprendre son contexte.