Juridisch archiveren op Drive: dossiers van uw kantoor ordenen
Een bruikbaar archief helpt u de juiste bijlage te vinden en haar context te begrijpen.
Een bruikbaar archief helpt u de juiste bijlage te vinden en haar context te begrijpen. In Annalise kan de indeling op Drive het dossier verbinden met documenten en werkfasen. Deze werkwijze is een organisatorisch voorstel dat u aan uw kantoor kunt aanpassen.
Kies een vaste mappenstructuur
Geef elke zaak een unieke referentie. Maak onderscheid tussen ontvangen stukken, correspondentie, processtukken, ontwerpen en goedgekeurde versies. Vermijd kopieën van hetzelfde bestand in meerdere mappen. In een familierechtelijk dossier hebben financiële bewijsstukken en briefwisseling bijvoorbeeld een andere functie. Laat die functie de indeling bepalen, niet de medewerker die het bestand heeft geüpload.
Benoem bestanden en versies
Een naam zoals “2026-09-27_referentie_conclusie_v03_ontwerp” toont datum, zaak en status vóór u het document opent. Maak de goedgekeurde versie herkenbaar. Controleer automatische indeling wanneer cliënten dezelfde naam hebben of één e-mail meerdere zaken bespreekt. De aanmaakdatum van een bestand is niet noodzakelijk de datum van het oorspronkelijke stuk.
Controleer afsluiting en toegang
Controleer bij afsluiting ontbrekende stukken, deelrechten en definitieve versies. Leg bewaartermijnen vast op basis van de verplichtingen van uw kantoor; de status “gearchiveerd” bepaalt op zichzelf geen wettelijke termijn. Zoek bij wijze van proef een oud stuk op via de referentie en controleer of alleen bevoegde personen het kunnen openen.
Begin met één proefdossier. Een goede structuur is begrijpelijk voor een collega en blijft ook op lange termijn werkbaar.
ANNALISE
Een bruikbaar archief helpt u de juiste bijlage te vinden en haar context te begrijpen.